Wijkcommissie
Oost.
Geachte
Bewoners Commissie's,
Omdat het
Dagelijks Bestuur (DB) van de Wijkcommissie Oost U duidelijkheid wil
verschaffen over de regels die wij moeten hanteren betreffende het toekennen
van de wijkleefbaarheidsbudgetten (WLB) en
de controle daarop na de gehouden activiteit, hebben wij gemeend deze
informatiebrief te moeten maken.
Zoals
eerder in een van de vergaderingen van de wijkcommissie door het DB is gemeld,
dient het DB verantwoording af te leggen naar de gemeente over de besteding van
de WLB’n.
Als DB moeten wij constateren dat de
bewonerscommissies (BC's) die van het WLB gebruik hebben gemaakt, niet
altijd op de juiste wijze deze verantwoording afleggen naar het DB.
De
procedure voor het toekennen van een vergoeding uit het WLB voor het houden van
een activiteit is als hieronder vermeld:
De BC
dient bij de wijkcommissie een verzoek in om een bijdrage uit het WLB. Deze
aanvraag dient
2
maanden voor het houden van deze activiteit te worden ingediend, dit i.v.m. het
behandelen daarvan door het DB en de openbare vergadering. De aanvraag om
een bijdrage uit het WLB dient voorzien te zijn van offertes van de te huren of
te kopen materialen.
Het DB
van de wijkcommissie zal dit toetsen aan de criteria voor toekenning zoals deze
door de gemeente zijn gesteld en aan de hand hiervan advies uitbrengen in de
openbare vergadering van de wijkcommissie
Tijdens
de openbare vergadering van de wijkcommissie zal een definitief besluit worden
genomen t.a.v. het wel of niet toekennen van de bijdrage uit het WLB.
De BC
krijgt dit bedrag uitgekeerd in overleg met de penningmeester en beiden bepalen
hoe en wanneer dit gebeurd.
Nadat de
activiteit is gehouden dient de BC binnen 2 weken verantwoording af te
leggen aan de penningmeester. Deze verantwoording dient te geschieden op de
volgende wijze:
Een overzicht
van alle uitgaven zoals deze gedaan zijn t.b.v. de activiteit met
toevoeging van alle nota's en bonnen die betrekking
hebben op de gehouden activiteit.
Het
totaal van de ontvangen vergoeding minus de uitgaven geeft het overschot aan en
dit overgebleven bedrag dient te worden teruggestort op de rekening van de
wijkcommissie.
Penningmeester
en DB van de wijkcommissie zullen dit in de DB vergadering bespreken en hiervan
verslag doen in de openbare vergadering van de wijkcommissie.
Uitgaven
die gedaan zijn zonder dat hierover een bon of nota kan worden overlegt
komen niet in aanmerking voor vergoeding uit het WLB
en zullen derhalve niet worden meegerekend in het totaal van de uitgaven.
Hopend
dat dit duidelijkheid geeft voor de BC's over de wijze waarop gehandeld dient
te worden en hoe er met het geld uit het WLB moet worden omgegaan.
Tevens is
het de bedoeling dat het voor het DB eenvoudiger wordt om verantwoording naar
de gemeente te maken, hetgeen in ons aller voordeel zal kunnen werken.
Met vriendelijke groet
namens het Dagelijks Bestuur.